Miten tehdä työpäivistä vähemmän kuormittavia?

Työkuorma ei ole aina täysin omissa käsissämme, mutta voimme silti vaikuttaa moniin asioihin, jotka helpottavat työpäivän kulkua. Tässä muutamia käytännön vinkkejä mitä me Välkkyset ollaan havaittu toimiviksi:

1. To-do-lista auttaa hallitsemaan tehtäviä ja työpäivän kulkua
   Kirjoita ylös kaikki päivän tehtävät – myös pienet asiat. Vedä yli tehtävät sitä mukaa, kun saat ne hoidettua. Näin hahmotat paremmin kokonaisuuden ja vältät unohtelua sekä mieli kevenee heti, kun saa konkreettisesti vedettyä viivan yli listasta. 

2. Suunnittele ja keskity yhteen asiaan kerrallaan
   Aloita työpäivä suunnittelemalla, mistä lähdet liikkeelle. Pyri keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan. Se on toki helpommin sanottu, kuin tehty koska keskeytyksiä tulee aina. Puhelin saattaa soida tai tulee kolme muuta hoitamatonta työasiaa mieleen siinä hetkessä haastan miettimään, onko keskeytys oikeasti kiireellinen vai voitko hoitaa edellisen tehtävän loppuun ennen kuin siirryt seuraavaan. Muista, että yksi asia kerrallaan riittää.

3. Vältä liian monen asian yhtäaikaista tekemistä
   Tarkista, kuinka monta välilehteä sinulla on auki, kuinka monta sähköpostia luonnostilassa tai viestiä kesken WhatsAppissa. Liian moni keskeneräinen asia voi kuormittaa mieltä ja vaikeuttaa keskittymistä. Nykyään tuntuu, että kaikkeen pitäisi reagoida heti, mutta se johtaa helposti siihen, että mikään ei tule valmiiksi.

4. Ole itsellesi armollinen ja pyydä apua tarvittaessa
   Jos jokin tehtävä tuntuu hankalalta, älä jää yksin – kysy työkaverilta apua. Jos sinulla on useampi asia, josta haluat keskustella kollegan kanssa, kokoa ne yhteen ja sovi pieni hetki, jolloin voitte käydä ne kaikki kerralla läpi. Näin vältätte jatkuvat keskeytykset ja työnteko sujuu paremmin.

5. Pidä huolta ergonomiasta ja tauoista
   Vaihtele työskentelyasentoa, jos mahdollista – välillä seiso, välillä istu. Muista juoda vettä ja katsoa välillä ulos ikkunasta. Lyhyet taukojumpat virkistävät – meillä Välkkysillä on tapana tehdä 11 minuutin ylävartalojumppa, ja se tekee joka kerta hyvää! Sen voisi lisätä kalenteriin, jotta se toteutuisi vielä säännöllisimmin. 

6. Pidä työympäristö järjestyksessä
   Siisti työpöytä ja järjestyksessä oleva sähköposti vähentävät turhaa kuormitusta ja auttavat keskittymään oleelliseen. Kannattaa myös miettiä, missä tilanteissa ilmoitusäänet voivat olla pois päältä, jotta työskentely ei häiriinny jatkuvista hälytyksistä.

7. Päivän päätteeksi – kiitä itseäsi
   Sen sijaan, että mietit vain tekemättömiä töitä, pysähdy hetkeksi ja mieti, mitä kaikkea sait tänään aikaiseksi. Kiitä itseäsi hyvästä työstä. Ollaan armollisia sekä itsellemme että toisillemme – pienetkin onnistumiset ovat tärkeitä, ehkä jopa niitä tärkeämpiä. 

Pienillä muutoksilla voi olla suuri vaikutus työpäivän sujuvuuteen ja omaan jaksamiseen. Yllä on nyt muutamia vinkkejä, mitä itse olen huomannut toimivan. Me ihmiset ollaan erilaisia, joten yllä olevat vinkit eivät välttämättä toimi kaikilla. Haastan kuitenkin pysähtymään asian äärelle ja miettimään mitkä työskentelytavan muutokset voivat vähentää työpäivän kuormitusta. Siitä olen vama, että kohta 7 toimii meillä kaikilla. 

Ollaan armollisia, vähemmän kuormittavia työpäiviä toivottaen,

Nina