Palaverikäytäntöjen salainen voima

Oletko törmännyt siihen, että kuukausi toisensa perään huomaat, että ette tiimin kesken olekaan pitäneet vuoden ideointipäivillä sovituista palaverikäytännöistä kiinni? Arki puskee aina tulipaloineen päälle silloin, kun viikkopalaverin aika olisi ja yhdessä toteatte, että eipä tässä mitään kummempaa olisi ollutkaan ja jälleen yksi viikko vyöryy päälle tuoden mukanaan milloin mitäkin.

Tämä on hyvin tyypillistä pk-yrityksissä, joissa pääpainon toisaalta tuleekin olla tekemisessä, myynnin edistämisessä ja asiakkaiden tyytyväisenä pitämisessä. Toisaalta taas, jos asiaa tarkastelee pitemmällä jänteellä; olisiko hyvä, että pk-yrityksissäkin pidettäisi huolta siitä, että säännöllisesti pysähdytään ja kuullaan niin tiimiläisten kuin yrityksenkin kuulumisia. Vain pysähtyessä voidaan saada aikaa muutosta ja kehitystä.

En ainakaan itse ole törmännyt suuriin menestysyrityksiin, joissa säännönmukaisesti skipataan palaverit ja viis veisataan siitä, mihin suuntaan yritystä halutaan tulevaisuudessa ohjata.

Pysähtymisen ja rutiinien merkitys

Visiointi ja ajattelutyö vaatii aikaa. Emme voi odottaa liioin itseltämme kuin kollegaltammekaan, että hyvä kehitysidea tulee joka maanantai kello 9.00 tai ainakin viimeistään kello 10.

On kuitenkin todella tärkeää, että istumme yhdessä alas, kuulemme ja näemme toisemme ja pääsemme yhdessä porisemaan tärkeistä ja vähemmän tärkeistä asioista. Kun palaverikäytännöt tulevat rutiineiksi, tulee pikkuhiljaa ja ehkä myös hieman huomaamatta pysähdyttyä se äärelle, että mihin yrityksemme on menossa ja mihin suuntaan sen halutaan menevän.

Palavereilla on siis yrityksen toiminnan kannalta muutamiakin merkityksiä. Yksi suurimmista merkityksistä on varmasti se, että tiimi saadaan yhteisten tapaamisten myötä tuntemaan itsensä osaksi merkityksellistä yhteisöä, jossa saa oman äänensä kuuluviin. Tätä kautta, kun henkilöstön sitoutuneisuus ja hyvinvointi paranee, saadaan pitkässä juoksussa myös suunnattua yrityksen polku kehittyvämpään ja uudistuvampaan, kannattavampaan suuntaan.

Kun palavereissa käydään yhdessä läpi yrityksen tavoitteita ja esimerkiksi myyntitavoitteiden merkitys ja perusteet, on henkilöstön ja myös johdon huomattavasti luontevampaa tehdä asioita sovitun mukaisesti ja sitoutua päätöksiin.

Johtaminen keskiössä

Ihmisellä kestää noin kahdeksan viikkoa tottua rutiiniin. Tuon ajan jälkeen itseään ei aina tarvitse patistaa ja muistutella asiasta, jonka rutiiniksi haluaa luoda.

Palaverikäytäntöjen luomista koskee tämä sama lainalaisuus. Jotta tiimin saa tottumaan jokaviikkoisiin palavereihin, tulee johtajan systemaattisesti muistuttaa ja vaatia henkilöstön läsnäoloa kokouksissa. Se ei aina välttämättä tunnu helpolta tai luontevalta, mutta vain tätä kautta palaverikäytäntö saadaan luoduksi ja aidosti käytäntöön.

Yhteisiin palaveriaikatauluihin sitoutuminen kuvastaa toisten ajankäytön kunnioittamista parhaimmillaan. Tästä perspektiivistä onkin luontevaa perustella tiimiläisille, miksi palavereihin on tärkeää osallistua. Harva meistä varmaan haluaa loukata tiimiläistään dissaamalla yhteisesti sovittuja asioita kerrasta toiseen?

Tie kasvuun ja menestykseen

Yksi askel kasvun tiellä on se, että tehdään asioita toistaen ja taas toistaen, matkan varrella käytäntöjä hioen ja viilaten. Kun yhdessä pysähdymme ja jaamme ajatuksiamme, seuraa siitä liki väistämättä organisoidumpaa toimintaa ja sitä kautta kannattavampaa liiketoimintaa.

Vaikka siis tuntuu, että vauhti vain kiihtyy niin, että korvissa suhisee, niin kannustan jokaista pk-yrityksissä työskentelevää pohtimaan pysähtymisen merkitystä. Kasvulle ja kehitykselle tulee antaa aikaa, ja siksi on ensiarvoisen tärkeää ottaa askel kohti yhtenäisempää ja menestyksekkäämpää tulevaisuutta palaverikäytäntöjen muodossa.

-Laura

Kuvassa marraskuinen kävelypalaveri meidän toimiston porukalla.